سامانه مدیریت مرکز اسناد

سامانه مدیریت مرکز اسناد

سامانه مدیریت مرکز اسناد

با توجه به حجم بالای اسناد تولید شده در هر سازمان، نگهداری، گزارش‌گیری و دسترسی به اسناد نیازمند راهکارها و ابزارهای مناسبی است. مسلماً بخشی از این اسناد در ارتباط با اطلاعات، سوابق و فعالیت‌های کارمندان است، که مسائل و پیچیدگی خاص خود را دارد. از طرفی دستیابی فیزیکی به اسناد برای بررسی یا استعلام مشکلات زیادی را ایجاد خواهد کرد که مکانیزه کردن و دیجیتالی کردن اسناد در این میان اهمیت خود را نشان می‌دهد.

مشکلات نگهداری و مدیریت اسناد به شیوه سنتی:

  • در دسترس نبودن اسناد
  • کند شدن استعلام
  • گم شدن اطلاعات زمان‌گیری برای پرونده خوانی و جستجو
  • عدم تحلیل مناسب
  • نبود سطح دسترسی مناسب
  • بهره وری پائین سیستمی


بدیهی است روش سنتی به دلیل بهره وری پائین تر و دیگر مسائل امنیتی چندان مورد رضایت نخواهد بود، لذا مجموعه PDN با بهره گیری از نیروهای متخصص و مشاورین کارآمد در این حوزه (سامانه مرکز اسناد) را تهیه و عرضه نموده و در برخی از سازمان‌ها به بهره برداری رسیده‌است.


مزایای سامانه مدیریت مرکز اسناد:
متمرکز سازی داده گان و اطلاعات
سرعت در جمع آوری و بازیافت اطلاعات
کنترل سطح دسترسی ها
جلوگیری از گم شدن و دستبرد اطلاعات
گزارش گیری آسان، جامع و هدفمند
جلوگیری از وجود فرم های متعدد و نگهداری متمرکز آنها
ارسال آسان اطلاعات بین واحد ها و بخش های مختلف
امکان ردیابی نحوه استفاده و فعالیت های صورت گرفته روی اطلاعات
ایجاد سطح دسترسی برای کاربران
امکان ارائه اطلاعات بین واحدی به همراه فیلترهای دلخواه
امکان مشاهده و جستجو روی پرونده های حقیقی و حقوقی
امکان گزارش گیری کلی و جزئی از پرونده ها و اطلاعات ثبتی در سیستم

امکان ثبت اطلاعات مرتبط با اشخاص حقیقی شامل:
اطلاعات شناسنامه ای
سابقه تحصیلات
سابقه سمت های سازمانی
سابقه محل های خدمتی
سابقه شغلی
اطلاعات بستگان
استعلام ها
اطلاعات پرونده های تخلفاتی
پیشینه کیفری
سابقه ایثارگری
مأموریت ها و سفرهای شخصی
فعالیت های سیاسی، اجتماعی و فرهنگی